Ključne riječi: Pisarnica, urudžbiranje dokumenata, urudžbiranje, urudzbeni, uredsko poslovanje, urudzbiranje dokumenata, klasifikacijski plan, klasifikacijska oznaka

Katalog knjige urudžbenog zapisnika

Aplikacija  je namijenjena svim tvrtkama koje ne žele imati posla sa ogromnim knjigama koje je teško pretraživati, čuvati i uopće raditi s njima. Aplikacija nudi različite mogućnosti od uređivanja podataka knjige u elektronskom obliku, sa različitim mogućnostima pretraživanja, ispisa i slično.

• Unos urudžbenog broja i unos rednog broja
• Redni broj i urudžbeni broj ni u kom slučaju ne smiju biti jednaki!
• Dva ili više dokumenata NE SMIJU IMATI ISTU NUMERACIJU

Urudžbeni broj dokumenta

• 251-378 --> broj dodijeljen ustanovi od strane države
• 03 --> organizacijska jedinica
• 07 --> godina kreiranja dokumenta
• 11 --> redni broj dokumenta unutar predmeta

Slika: Prikaz Knjige urudžbenog zapisnika

Nova stavka se kreira jednostavnim odabirom opcije Novi sa alatne trake, a uređivanje već postojećeg zapisa odabirom opcije Uredi.

Slika: Prikaz dodavanja nove stavke u Knjigu urudžbenog zapisnika

Na kartici Opći podaci unosi se:

• Redni i urudžbeni broj se odabiru automatski na principu sljedeći redni broj
• Datum primitka (automatski se odabire na trenutačni datum ali je moguće promjeniti datum iz padajućeg izbornika)
• Oznaka (Klasifikacijska oznaka - ukoliko se ovo polje ne koristi u evidenciji moguće ga je onemogućiti u postavkama programa)
• Tip (tip dokumenta - ulazno, izlazno, interno)
• Predmet stavke (račun, dopis, rješenje...)
• Opis (dodatni podataka koji se veže uz stavku knjige)
• Organizacijska jedinica (tajništvo, računovodstvo...)
• Preuzeo (osoba koja je preuzela dokument)

Slika: Prikaz popunjavanja Općih podataka stavke Knjiige urudžbenog zpisnika

Na kartici Podaci o dokumentu unosi se:

• Datum nastanka dokumenta i Broje dokumenta
• Partner (odabire se partner iz Kataloga partnera)
• Vrsta dokumenta (račun, predračun, ugovor....)
• Dodatni podaci o dokumentu

Slika: Podaci o dokumentu

Slika: Prikaz popunjavanja kartice Podaci o dokumentu

Na kartici Cirkulacija se odabiru osobe kojima se kasnije proslijeđuje dokumenat.

Odabirom opcije Dodaj otvara se novi prozor u koje upisujemo:

• Osoba (Funkcija osobe kojoj se preusmjerava dokumenat)
• Smjer dokumenta
• Datum i Svrha
• Povratak dokumenta
• Napomena

Slika: Cirkulacija dokumenta

Opcija vezanja datoteke za dokument:

• mogućnost vezanja datoteka s računala uz taj dokument (što stvara trajnu vezu i brzi pristup)
• iz padajućeg izbornika odabrati željenu akciju (pronaći datoteku koju želimo povezati s dokumentom, ili pristupiti već povezanoj datoteci)