Katalog predmeta

U Katalogu predmeta nalaze se svi predmeti koji su uneseni u Knjigu urudžbenog zapisnika.

Predmet se poistovjećuje sa klasom te, osim podataka vidljivih u klasi dokumenta, može sadržavati:

• Opis
• Datum kreiranja
• Da li je predmet upravan ili neupravan
• U predmetu se određuje koji je sljedeći broj dokumenta (akta) unutar tog predmeta.
• Svaki predmet pripada nekom dosjeu

Slika: Prikaz Kataloga predmeta

Svaki dokumenat ima svoju Klasu ili Predmet u obliku npr. 602-01/07-01/37 ili UP/I 602/07-01/37 gdje je:

• UP/I - oznaka upravnog predmeta
• 602-01 - broj određenog pravilnika
• 07 - godina kreiranja predmeta
• 01 - dosje u kojem se predmet nalazi
• 37 -  redni broj predmeta

Unutar jednog predmeta klasa je uvijek ista.

Svaki dokument ima svoj Urudžbeni broj u obliku npr. 251-378/03-07 gdje je:

• 251-378 - broj dodijeljen ustanovi od strane države
• 03 - organizacijska jedinica
• 07 - godina kreiranja dokumenta
• 11 - redni broj dokumenta unutar predmeta

Urudžbeni broj se mijenja s obrzirom na redni broj dokumenta unutar predmeta.

Novi predmet se dodaje preko Kataloga predmeta odabirom opcije Novi sa alatne trake prilikom čega se otvara prozor sa odabirom:

• Matični podaci - Klasifikacijska oznaka, Godina (automatski se odabire tekuća godina), Dosje, Broj predmeta, Opis predmeta, Datum predmeta, sljedeći broj akta unutar predmeta,
• Prava pristupa - odabir organizacijske jedinice za koju se postavljaju prava pristupa
• Veza predmeta

Ukoliko ne postoji klasifikacijska oznaka ili dosje za koji vežemo predmet odabirom opcije upisujemo novu klasifinacijsku oznaku ili dosje.

Slika: Prikaz kreiranja nove klasifikacijske oznake po koracima

1. Odabir novog predmeta
2. Otvara se prozor za unos novog predmeta
3. Odabir opcije za kreiranje nove klasifikacijske oznake
4. Otvara se prozor za unos klasifikacijske oznake
5. Snimanje dodavanja

Slika: Prikaz odabira klasifikacijske oznake

Novi dosje dodajemo na isti način kao klasifikacijsku oznaku. U novom prozoru se automatski povlaći odabrana klasifikacijska oznaka za novi dosje, a podaci koji se upisuju su:

• Oznaka (01, 02,... ovisno koji je dosje po redu unutar te klasifikacijske oznake)
• Dosje -  Ime dosjea
• Opis

Slika: Prikaz prozora novog dosjea

Slika: Prikaz opisa predmeta

1. Upisuje se opis predmeta
2. Odabir oznake upravnog predmeta
3. Snimi i zatvori

Nakon snimanja predmet se nalazi u knjizi urudžbenog zapisnika:

Slika: Prikaz predmeta unutar knjige urudžbenog zapisnika

Pretraživanje unutar predmeta partnera moguće je po:

• Predmet
• Opis
• Dosje
• Godina

Slika: Prikaz pretraživanja