Ključne riječi: Pisarnica, urudžbiranje dokumenata, urudžbiranje, urudzbeni, uredsko poslovanje, urudzbiranje dokumenata, klasifikacijski plan, klasifikacijska oznaka

Rad s dokumentima

Svaki dokument pripada određenoj klasifikacijskoj oznaci, dosjeu i predmetu ovisno prema klasifikacijskom planu ustanove, te se svaki dokumenat urudžbira u Knjizi urudžbenog zapisnika.

Urudžbeni broj dokumenta

• 251-378 --> broj dodijeljen ustanovi od strane države
• 03 --> organizacijska jedinica
• 07 --> godina kreiranja dokumenta
• 11 --> redni broj dokumenta unutar predmeta

Urudžbeni broj se mijenja unutar predmeta s obzirom na redni broj dokumenta unutar predmeta.

Struktura klasifikacijskog broja-klase prikazana je na slici dolje (liknite na sliku za veći prikaz)

Klasa dokumenta

Svaki dokument ima svoju klasu u obliku npr.: 602-01/07-01/37 ili UP/I 602-01/07-01/37, gdje je:

• UP/I --> oznaka upravnog predmeta
• 602-01 --> broj određen pravilnikom
• 07 --> godina kreiranja predmeta
• 01 --> dosje u kojem se predmet nalazi
• 37 --> redni broj predmeta

Prije početka rada treba unijeti klasifikacijski plan ustanove u aplikaciju Knjige urudžbenog zapisnika da bi se prilikom unošenja dokumenata samo odabirale klasifikacijske oznake, dosjei i predmeti.

Knjiga urudžbenog zapisnika sastoji se od dva dijela. Sa lijeve strane se nalaze svi predmeti koji su uneseni u program prema Klasifikacijskom planu ustanove, a u desnom prozoru se nalaze dokumenti za odabrani predmet.

Slika: Prikaz prozora Knjige urudžbenog zapisnika

Novi dokument možemo izraditi na par načina:

• Odabirom predmeta sa lijeve strane prozora te odabirom opcije Novi sa alatne trake
• Odabirom opcije Novi sa lijeve strane prozora prilikom čega se otvara novi prozor stavke knjige te odabirom opcije Novi predmet + akt odabiremo potpuno novi predmet kojem odabiremo klasifikacijsku oznaku, dosje i predmet ili odabirom opcije Novi akt gdje klasifikacijska oznaka, dosje i predmet ostaju isti samo kreiramo novi dokumenat unutar tog predmeta.

Slika: Prikaz prozora Stavka knjige

Prilikom popunjavanja nove stavke urudžbenog zapisnika upisuju se:

• Matični podaci
• Ostalo
• Dokumentacija
• Prilozi
• Dokumenti

U Matičnim podacima odabiremo:

• Klasifikacijsku oznaku i dosje, a predmet se automatski povlači odabirom dosjea
• Smjer dokumenta (ulazni, izlazni, interni)
• U polju urudžbenog broja prefiks se zaključan jer je to broj koji je dodijeljen od države, jedino se odabire organizacijska jedinica a ukoliko je nema moguće je dodati novu
• Opis dokumenta (riječima se opisuje dokument koji se urudžbira)

Opis dokumenta je vrlo bitna stavka jer nam kasnije olakšava pretraživanje određenog dokumeta unutar mnoštva njih. Što se više ključnih riječi upiše to će kasnije nalaženje željenog dokumenta biti lakše.

Slika: Prikaz Matičnih podataka stavke knjige

Na kartici Ostalo pratimo kretanje dokumenta, ako pojedini dokumenat mijenja mjesto ili osobu kod koje se vodi, te imamo uvid u cijelu povijest cirkulacije dokumenta.

Slika: Prikaz cirkulacije dokumenta

• Osoba (odabir osobe kojoj se predaje dokument)
• Datum (datum predaje dokumenta)
• Kamo/odakle (cirkulacija dokumenta unutar organizacijskih jedinica)
• Svrha ( kojom svrhom npr. na potpis)
• Povrat (da li je dokument vraćen)
• Napomena

Na kartici Dokumentacija dodjeljuju se određene datoteke nekoj stavci koja predstavlja dokument, poput dopisa, ugovora, rješenja, računa i sl.

Na taj način povezujemo određene datoteke sa tom stavkom.

Slika: Prikaz dodavanja datoteke stavci

Na kartici Prilozi odabiremo ukoliko je sa dokumentom došao neki prilog npr. domovnica, zamolba, rodni list....

Slika: Prikaz odabira priloga

Kada je dokumenat gotov snima se, te mu se automatski dodjeljuje jedinstveni urudžbeni broj.

Slika: Prikaz snimanja dokumenta