Dokumenti
- Details
- Category: Knjiga urudžbenog zapisnika
- Published on Monday, 14 February 2011 10:12
- Written by Administrator
- Hits: 639
Rad s dokumentima
Svaki dokument pripada određenom klasifikacijskom broju, dosjeu i predmetu ovisno prema klasifikacijskom planu ustanove, te se svaki dokument urudžbira u Knjizi urudžbenog zapisnika.
Zaprimljeni dokument urudžbira se u svoj predmet. Svakom zavedenom dokumentu moguće je pratiti cirkulaciju kroz ustanovu, povezati ga s partnerom, ispisati urudžbeni broj izravno na dokument, te mnoge druge korisne opcije.
Cirkulacija dokumenata
Za svaki dokument moguće je evidentirati njegovu cirkulaciju unutar ustanove i unutar organizacijskih jedinica (osoba koje su ga preuzele/vratile). Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.
Digitalizacija dokumenata
Omogućeno je dodjeljivanje jedne ili više datoteke (dokumenata u elektronskom obliku - .pdf, .doc,...) stavki urudžbenog zapisnika.
Iz stavke je omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje cijele mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze između stavke i datoteke.
Pregled dokumenata
Zbog preglednosti, svi dokumenti i predmeti prikazuju se samo s godinom koja je određena kroz postavke - trenutno aktivna godina.
Odabirom pojedinog predmeta moguće je vidjeti sve dokumente koji su vezani za odabrani predmet ili je moguće odabrati opciju prikaza svih dokumenata zavedenih kroz knjigu urudžbenog zapisnika.
Arhiviranje dokumenata
Arhiviranje svih dokumenata izvodi se na razini predmeta. Arhiviranjem predmeta arhivirani su i svi dokumenti unutar tog predmeta.
Više o predmetima i arhiviranju predmete možete pročitati ovdje.
Struktura urudžbenog broja
Zbog raznovrsnosti vođenja dokumentacije i različitih načina numeriranja dokumenata postoji više opcija dodavanja brojeva pojedinom dokumentu.
Za proračunske korisnike:
Urudžbeni broj dokumenta
251-378/03-11-25, gdje je;
- 251-378 → broj dodijeljen ustanovi od strane države
- 03 → organizacijska jedinica
- 11 → godina kreiranja dokumenta
- 25 → redni broj dokumenta unutar predmeta
Klasa dokumenta
602-01/11-01/06 ili UP/I 602-01/11-01/06, gdje je:
- UP/I→ oznaka upravnog predmeta
- 602-01 → broj određen pravilnikom
- 11 → godina kreiranja predmeta
- 01 → dosje u kojem se predmet nalazi
- 06 → redni broj predmeta
Za privatne poslovne subjekte:
Urudžbeni broj dokumenta
2/11-2, gdje je:
- 2 → broj predmeta
- 11 → godina kreiranja dokumenta
- 2 → broj dokumenta unutar predmeta
1/11 gdje je:
- 1 → broj dokumenta
- 11 → godina kreiranja dokumenta
Omogućene su i naprednije verzije svakog pojedinog oblika broja, te ga je moguće prilagoditi potrebama korisnika.
Dostavna knjiga
Dostavna knjiga je interna knjiga s mogućnošću ispisa više kopija, te pruža mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika.
Odabirom dokumenata iz Knjige urudžbenog zapisnika automatski se kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, dokumenti se automatski brišu s aktivne liste, te se svi ispisani dokumenti mogu pronaći na jednom mjestu, u katalogu dostavne knjige.
Funkcije dokumenata
Grupiranje podataka
Grupiranje podataka pomaže kako bi se u masi podataka brže i lakše pronašao podatak koji je potreban.
Pretraživanje dokumenata
Moguće je pretraživati dokumente odabirom polja po kojem se pretražuje, te je omogućeno više kriterija pretraživanja.
Aktivna lista dostavne knjige
Na aktivnoj listi dostavne knjige nalaze se svi dokumenti koji nisu ispisani, te ih je moguće ispisati i automatski uklonit s aktivne liste.
Ispis naljepnica
Urudžbeni broj sa svim ostalim podaci moguće je ispisati direktno na originalni dokument bez ručnog upisivanja brojeva ili korištenje žigova.
Ispis cijele knjige
Omogućen je ispis cijele knjige urudžbenog zapisnika što čini digitalnu knjigu urudžbenog zapisnika.
Pregled po dokumentima i predmetima
Iz istog prozora moguće je pregledati sve dokumente ili samo dokumente po predmetu kojem pripadaju.
