Dosjei i predmeti
- Details
- Category: Knjiga urudžbenog zapisnika
- Published on Monday, 20 August 2007 14:37
- Written by Administrator
- Hits: 3648
Katalog dosjea
Dosje je sastavni dio klase dokumenta, te jedan dosje može imati više predmeta.
Svaki dosje ima svoj naziv i oznaku koja se nalazi u klasi dokumenta, te se u dosjeima određuje kojem broju pravilnika on pripada.
Arhiviranje predmeta
Nakon što je zadnji dokument urudžbiran u određeni predmet, predmet je moguće arhivirati. Arhiviranje predmeta izvodi se na brz i jednostavan način.
Arhivirani predmeti prikazivat će se drugačijom bojom kako bi se razlikovali od predmeta koji su još aktivni.
Katalog predmeta
Predmeti označavaju mjesto gdje se nalaze svi dokumenti. Broj predmeta može biti neograničen, a kreiraju se ovisno o potrebi unutar dosjea.
Predmeti su sastavni dio dosjea i klasifikacijskih oznaka, a broj predmeta je dio klase dokumenta.
Prava pristupa predmetu
Predmet je moguće dodijeliti određenoj organizacijskoj jedinici, te korisnici koji pripadaju toj organizacijskoj jedinici mogu pristupiti predmetu na različite načine:
- može biti aktivan/neaktivan
- predmet pripada organizacijskoj jedinici ali ta organizacijska jedinica ne radi s njim
- samo za čitanje
- maksimalan pristup predmetu i rad s njim
Funkcije
Upravni predmeti
Moguće je odrediti da li će predmeti imati oznaku upravnog predmeta. Svaki dokument koji se urudžbira u upravni predmet automatski će ispred urudžbenog broja imati oznaku upravnog postupka.
Rok čuvanja
Svakom predmetu moguće je odabrati rok čuvanja predmeta kako je određeno od strane državnog arhiva. Jednom odabrani rok čuvanja moguće je promijeniti.
Brojači dokumenata
Svaki predmet ima svoj brojač dokumenata. Ukoliko se javi potreba za brisanjem dokumenta potrebno je namjestiti brojač dokumenta za taj predmet.
Izvoz podataka
Omogućen je odabir određenih predmeta, unutar knjige urudžbenog zapisnika čiji će se podaci, zajedno sa svim stavkama dokumenata izvesti u excel tablicu.
Veza predmeta
Moguće je povezati jedan predmet s drugim. Ukoliko se predmeti povežu imat će i zajednički brojač dokumenata.
Ispis omota
Moguće je ispisati omot predmeta sa svim podacima tog predmeta kojeg je moguće koristiti kao omot za registrator ili u neku drugu svrhu.
