Katalozi
- Details
- Category: Knjiga urudžbenog zapisnika
- Published on Tuesday, 27 October 2009 09:17
- Written by Administrator
- Hits: 1252
Katalozi
Katalozi su mjesta gdje se unose podaci koji se kasnije međusobno povezuju prilikom unosa dokumenata u katalog Knjige urudžbenog zapisnika.
Uz glavne kataloge postoje i opći katalozi u koje se unose podaci bez kojih se glavni katalozi ne bi mogli koristiti.
Katalog partnera
Katalog partnera služi za unos, uređivanje i brisanje partnera od kojih se prima ili kojima se šalju dokumenti. Partnera odabiremo u Knjizi urudžbenog zapisnika prilikom vezanja pojedinog dokumenta za određenog partnera. Svaki partner unosi se samo jednom, te se kasnije samo odabire iz liste partnera. Svaki partner može imati više osoba kao kontakt osobe.
Postoji dodatna funkcija za izradu naljepnica s podacima partnera, prikladna za slanje pošiljaka na kojima želite ispis naljepnice s adresom primatelja.
Glavna namjena rada s partnerima je veza bilo koje stavke urudžbenog zapisnika s nekim poslovnim partnerom. Naknadno, ukoliko želimo vidjeti sve dopise, račune ili bilo koju vrstu korespondencije s nekim partnerom, jednostavno pretražimo sve dokumente po tom partneru.
Katalog rasporeda
Katalog rasporeda zapravo služi kao podsjetnik na neke važne događaje koji se individualno postavljaju za pojedinog korisnika.
Omogućeno je dodavanje podsjetnika na ugovoreni termin s kojim aplikacija obavještava korisnika o nadolazećem terminu.
Kako bi se podsjetnik pojavio aplikacija mora biti pokrenuta.
Knjiga urudžbenog zapisnika
Aplikacija je namijenjena svim tvrtkama koje ne žele imati posla s ogromnim knjigama koje je teško pretraživati, čuvati i uopće raditi s njima. Nudi različite mogućnosti od uređivanja podataka u elektronskom obliku, s različitim mogućnostima pretraživanja, ispisa i slično.
Svi dokumenti koji su nastali ili su zaprimljeni unutar tvrtke/ustanove evidentiraju se unutar Knjige urudžbenog zapisnika.
Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.
Organizacijske jedinice
Ukoliko je tvrtka podijeljena na organizacijske jedinice, svaki dokument moguće je dodijeliti odgovarajućoj organizacijskoj jedinici. Prije no što počnemo koristiti tu mogućnost, potrebno je definirati organizacijske jedinice.
Organizacijske jedinice poistovjećuju se s odjelima ustanove npr. dekan, računovodstvo, tajništvo, referada… Svakom nazivu pojedine organizacijske jedinice dodijeljena je šifra pod kojom se vodi. Ta šifra je sastavni dio urudžbenog broja u verziji aplikacije za proračunske korisnike i u naprednijoj verziji aplikacije ukoliko se uključi opcija u postavkama programa.
Knjiga izlazne pošte
Knjiga izlazne pošte je zapravo knjiga u koju unosimo sve izlazne dokumente koje ne želimo urudžbirati (npr. slanje čestitki partnerima, zahvalnice itd..)
Sve stavke koje se unose u knjigu izlazne pošte mogu se povezati sa partnerom te je moguće voditi evidenciju poštarine.
Više o knjizi izlazne pošte možete pročitati ovdje.
Knjiga ulazne pošte
Knjigom Ulazne pošte je knjiga u koju se unose predmeti koji se ne urudžbiraju (npr. neki partner vam pošalje razglednicu ili čestitku, a vi je želite negdje zabilježiti onda to radite u Knjigu izlazne pošte).
Svaki dokument, koji se unese u knjigu uzlazne pošte, moguće je povezati sa partnerom. Povezivanje dokumenta s partnerom olakšava kasnije pretraživanje po partnerima.
Više o knjizi ulazne pošte možete pročitati ovdje.
Funkcije ostalih kataloga
Opći katalozi
Dodatni katalozi u programu služe evidentiranju dodatnih podataka, a bez kojih glavni katalozi ne bi mogli funkcionirati.
Katalog funkcija
Koriste se za unos naziva i opisa funkcija koju pojedine osobe obavlja unutar organizacijskih jedinica.
Katalog naselja, županija i država
Katalog naselja, županija i država nalazi se u općim katalozima. Katalog naselja već postoji implementiran u programu.
Katalog korisnika
Moguće je unijeti više korisnika koji se koriste aplikacijom, te im se na osnovi korisničkih prava dodjeljuju mogućnosti korištenja dijelova aplikacije.
Katalog osoba
Katalog osoba služi za rad s osobama preko kojih kontaktiramo partnere, što znači da svaka osoba pripada nekom partneru.
Lista partnera
Moguće je kreirati liste partnera koji će se povezivati s određenim dokumentom. Ova funkcija smanjuje vrijeme unosa jednog po jednog partnera prilikom povezivanja s dokumentom.
