Knjiga urudžbenog zapisnika
- Details
- Category: Knjiga urudžbenog zapisnika
- Published on Monday, 05 October 2009 20:01
- Written by Administrator
- Hits: 1636
Knjiga urudžbenog zapisnika
Knjiga urudžbenog zapisnika je knjiga u kojoj se nalaze svi urudžbirani dokumenti, te služi grupiranju cjelokupne dokumentacije po dosjeima.
Knjiga urudžbenog zapisnika razlikuje se ovisno o verziji aplikacije i željama korisnika.
Izrađenim dokumentima automatski se dodjeljuju brojevi koje je moguće ispisati, putem naljepnica, izravno na originalan dokument ili na arak naljepnica.Predmeti
Naprednija verzija, za privatne poslovne subjekte koji nisu u obavezi vođenja klasifikacijskog plana, nudi otvaranje predmeta prema vrsti dokumenata kako bi se korisnici lakše snalazili u mnoštvu dokumenata koji cirkuliraju unutar tvrtke.
Napredna verzija urudžbenog zapisnika (verzija za proračunske korisnike) nudi opcije otvaranja predmeta u koje će se unositi dokumenti.
Proračunski korisnici otvaraju predmete, koji su vezani na dosjee i klasifikacijske oznake prema vlastitom klasifikacijskom planu.
Predmetima je moguće dodijeliti korisnička prava na nivou organizacijskih jedinica.
Brojevi pravilnika
Brojevi pravilnika odnose se na verziju aplikacije koja je namijenjena za proračunske korisnike koji su u obvezi voditi dokumente prema pravilniku klasifikacijskih oznaka.
Brojevi pravilnika su određeni od strane države, te je moguće koristiti sve brojeve pravilnika. Po potrebi možete usklađivati vlastite planove s dodavanjima klasa tijekom godine, no ne smijete ih uklanjati.
Brojevi pravilnika su prva dva broja u klasi dokumenta (npr: 602-01 je oznaka visokoobrazovnih ustanova).
Ova funkcija omogućuje rad sa više brojeva pravilnika, te svaki broj pravilnika ima svoje brojeve predmeta unutar godine.
Organizacijske jedinice
Svaki dokument moguće je povezati s organizacijskom jedinicom. Proračunski korisnici obvezni su voditi organizacijske jedinice iz razloga što je taj broj dio urudžbenog broja.
Ostali poslovni subjekti mogu ili ne moraju koristiti ovu opciju.
Organizacijske jedinice koristimo prilikom unošenja nove stavke u Knjigu urudžbenog zapisnika, te služe lakšem razvrstavanju dokumenata unutar tvrtke, te jednostavnijoj cirkulaciji dokumenata.
Funkcije knjige urudžbenog zapisnika
Pretraživanje dokumenata
Moguće je pretraživati dokumente prema odabranim poljima ili odabirom naprednog pretraživanja prema više od 15 kriterija pretraživanja.
Pregled dokumenata
Moguće je odabrati pregled svih dokumenata koji su uneseni u program, bez obzira na predmete ili je moguće pregledavati dokumente odabirom predmeta unutar kojeg se oni nalaze.
Automatsko evidentiranje dokumenata u poštu
Svaki dokument koji je urudžbiran moguće je evidentirati u knjizi ulazne ili izlazne pošte. Aplikacija automatski prepoznaje i usmjerava dokument knjizi kojoj dokument pripada prema smjeru dokumenta.
