Mag informatika

Pregled

Knjiga urudžbenog zapisnika je aplikacija koja vodi brigu o dokumentima, kategorizira ih, te pronalazi za vas u bilo kojem trenutku.

Aplikacija brine o cirkuliranju dokumenata unutar tvrtke, ali najveća prednost korištenja je mogućnost da se u svakom trenutku zna gdje se nalazi bilo koji dokument unutar tvrtke.

Knjiga urudžbenog zapisnika namijenjena je svima koji urudžbiraju izlaznu, ulaznu i internu dokumentaciju, te ne žele imati posla s ogromnim urudžbenim knjigama koje je teško pretraživati, čuvati i uopće raditi s njima.

Aplikacija nudi različite mogućnosti, od uređivanja podataka knjige u elektronskom obliku, do različitih mogućnosti pretraživanja, ispisivanja sadržaja i dr.

Izvoz podataka za slanje u ARHINET također je uključen u aplikaciju.

Pogledajte ovdje tko sve koristi aplikaciju Urudžbenog zapisnika

Probni period korištenja aplikacije

Probni period korištenja aplikacije

U mogućnosti ste isprobati rad na aplikaciji u probnom periodu od 30 dana. Nudimo postavljanje aplikacije na željeno probno računalo korisnika spajanjem putem interneta. Instalacija uključuje i edukaciju korisnika, te besplatne pozive u probnom roku bez ikakve obveze kupnje softvera.

Probnu verziju aplikacije možete zatražiti na kontakt stranici ovdje.

Knjiga urudžbenog - rad s dokumentima

Umjesto ogromnih knjiga, omogućite si eleganciju rada s dokumentima. Digitalizacija, klasificiranje, te trenutno višestruko pretraživanje neovisno o količini zapisa.

Pregled svih dokumenata, partnera, dostavne knjige, omogućeno je na jednostavan način, a sve u svrhu lakšeg praćenja dokumentacije bez obzira da li se radi o proračunskim korisnicima ili privatnim poslovnim subjektima.

Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.

Cirkulacija dokumenata

Cirkulacija dokumenata

Za svaki dokument moguće je evidentirati njegovu cirkulaciju unutar ustanove odnosno povezati s razmjenom dokumenata između osoba koje su ga preuzele/vratile, zadužile/razdužile.

Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.

Više o cirkulaciji možete pročitati ovdje.

Arhiviranje dokumenata

alt

Arhiviranjem jednog dokumenta unutar predmeta arhivira se cijeli predmet sa svim dokumetima unutar njega.

Arhiviranje se izvodi nakon što se u predmet zavede zadnji dokument za taj predmet.

Digitalizacija dokumenata

Omogućeno je dodjeljivanje jedne ili više datoteka (dokumenata u elektronskom obliku .pdf, .doc,...) stavci knjige urudžbenog zapisnika. Iz stavke je omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze između stavke i datoteke.

Knjiga ulazne i izlazne pošte

Knjiga ulazne i izlazne pošte nudi unos i evidenciju dokumentacije koja ne podliježe urudžbiranju.

Svaku stavku moguće je povezati s partnerom, odabrati datum primitka ili otpreme, evidentirati poštarine, te dodatne brojeve i napomene ukoliko je potrebno.

Više o knjigama ulazne i izlazne pošte možete pročitati ovdje.

Klase, podklase i dosjei

Klase, podklase i dosjei

Za klijente koji žele dodatno rasporediti i kategorizirati svoje dokumente, kreiran je modul kategorizacije, te prema planu klasifikacije, svaki korisnik kreira vlastite dosjee u koje smješta dokumente. Moguće je voditi primljene ili poslane dokumente, kategorizirati ih, otvarati dosje, te se sva daljnja vezana korespondencija čuva na jednom mjestu.

Više o dosjeima i predmetima možete pročitati ovdje.

Slanje podataka u ARHINET

Aplikacija sadrži opciju izvoza podataka u obliku XML datoteke koja se snima na medij (CD) i šalje u nadležni Državni arhiv. Svi korisnici koji su na državnom, županijskom ili gradskom proračunu moraju voditi Knjigu urudžbenog zapisnika prema Pravilniku, te su dužni slati XML datoteke sa svim zapisima u nadležni državni arhiv.

Uvoz podataka

Uvoz podataka

Ukoliko su neki podaci partnera ili osoba, na primjer, vođeni u nekom drugom programu tj. u bilo kakvom elektronskom obliku, nudimo mogućnost uvoza podataka u aplikaciju, kako novi korisnici ne bi morali ponovo unositi mnoštvo podataka. 

Dostavna knjiga

altDostavna knjiga pruža mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika. Podatke je u dostavnu knjigu moguće upisivati u željenom broju kopija, te se iz njih automatski kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa, podatke je moguće ukloniti iz aktivne liste, a svi ispisani i neispisani dokumenti nalaze se u katalogu dostavne knjige.

Više o dostavnoj knjizi možete pročitati ovdje.

Korisnička prava

alt Korisnička prava dodjeljuju se korisnicima na nivou organizacijskih jedinica i predmeta.

Postoji više razina korisničkih prava ovisno o ulozi korisnika unutar tvrtke ili ustanove.

Korisnik s najmanje prava

  • Mogućnost pregleda i dodavanja dokumenata samo unutar predmeta koji se nalaze u organizacijskoj jedinici kojoj pripada prijavljen korisnik
  • Ostale predmete ne vidi niti ih može mijenjati

Korisnik s dodatnim pravima

  • Mogućnost rada s nedodijeljenim predmetima organizacijskih jedinica, pregledavanje svih predmeta ali ne i mijenjanje, te mogućnost rada s dostavnom knjigom

Administrator

  • Korisnik s maksimalnim pravima, kojemu su omogućene sve funkcije

Više o korisničim pravima možete pročitati ovdje.

Knjiga urudžbenog zapisnika

Knjiga urudžbenog zapisnika

Zaista nije problem evidentirati dokumente u papirnati oblik urudžbene knjige. Možda je moguće reći i da je jednostavnije nego korištenje aplikacije za istu stvar, međutim, pravi problem se pojavljuje kod traženja pojedinog dokumenta.

Knjiga urudžbenog zapisnika nudi brzo i efikasno rješenje za evidentiranje vaše cjelokupne poslovne dokumentacije.

Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.

Raspored i sastanci

Zbog dinamičnosti poslovanja često se događaju propusti prilikom organizacije radnog dana.

Korištenjem aplikacije omogućeno je kreiranje i zakazivanje termina obaveza, s podsjetnicima, kako niti u jednom trenutku korisnik ne bi zaboravio ili propustio zakazani termin ili obvezu.

Funkcije aplikacije

Izvoz podataka

Omogućen je izvoz podataka u Excel tablicu koju je moguće koristiti u razne svrhe. 

Katalozi

U kataloge se unose svi podaci koji su bitni za procese urudžbiranja. Katalozi su skupine istih podataka, u njima se podaci grupiraju, te se izbjegava redundancija nepotrebnih zapisa.

Izvještaji

Pomoću izvještaja unaprijedite svoje poslovanje i poboljšajte svoje poslovne odluke. Od ispisa raznih dokumenata, knjige urudžbenog, naljepnica do korisnički prilagođenih ispisa.

Automatska numeracija dokumenata

Jedan od većih problema u radu s dokumentima je numeracija istih. U našim aplikacijama ugrađeni su mehanizmi kontrole koji brinu o brojačima dokumenta.

Napredno pretraživanje

Napredne mogućnosti pretraživanja omogućuju najjednostavniji način pronalaska starijih zapisa uz jednostavno sučelje.

Nadogradnja aplikacije

Ukoliko se javi potreba za nečim novim, funkcijom koju trenutno aplikacija ne posjeduje, prilagodba za vlastiti poslovni proces, svim klijentima izlazimo u susret i izrađujemo nadogradnju aplikacije.

Prilagodba ispisa

Svaki ispis je moguće prilagoditi potrebama klijenata ili izraditi potpuno nove ispise po želji i potrebi.

Prilagođene verzije aplikacije

Obzirom na specifične potrebe svakog ureda, nakon raznih nadogradnji aplikacija urudžbeni zapisnik je doživjela i svoje različite verzije.

Ispis naljepnica

Više nije potrebno ručno upisivati urudžbene brojeve ili koristiti žigove, već je moguće direktno na papir ispisati potrebne podatke.

Share on Facebook
comments

Galerija aplikacije - Urudžbeni zapisnik

Tehnička podrška - live chat

Zopim

Prilagođena rješenja

Možemo vam ponuditi vrhunsku uslugu i nemjerljive prednosti koristeći naš softver. Svaka ideja, prijedlog ili sugestija može biti realizirana što nas čini odličnim izborom za nadolazeće poslovne izazove.

Mag informatika - Gdje smo?

Mag informatika, Dragutina Golika 63, Zagreb, Hrvatska

Kliknite na kartu za detaljan prikaz