Pregled
- Details
- Category: Knjiga urudžbenog zapisnika
- Published on Monday, 14 February 2011 10:11
- Written by Administrator
- Hits: 6983
Knjiga urudžbenog zapisnika je aplikacija koja vodi brigu o vašim dokumentima, kategorizira ih te pronalazi za vas u bilo kojem trenutku.
Može brinuti i o cirkuliranju dokumenata unutar tvrtke, ali njena najveća snaga je definitivno spoznaja da u svakom trenutku znamo gdje se nalazi bilo koji dokument.
Knjiga urudžbenog zapisnika namijenjena je svima koji urudžbiraju izlaznu, ulaznu i internu dokumentaciju, te ne žele imati posla s ogromnim urudžbenim knjigama koje je teško pretraživati, čuvati i uopće raditi s njima.
Aplikacija nudi različite mogućnosti od uređivanja podataka knjige u elektronskom obliku, s različitim mogućnostima pretraživanja, ispisa i dr.
Izvoz podataka za slanje u ARHINET također je uključen u aplikaciju.
Pogledajte ovdje tko sve koristi aplikaciju Urudžbenog zapisnika
Probni period korištenja aplikacije
U mogućnosti ste isprobati rad na aplikaciji u probnom periodu od 30 dana. Nudimo postavljanje aplikacije na željeno probno računalo korisnika spajanjem putem interneta. Instalacija uključuje i edukaciju korisnika, te besplatne pozive u probnom roku bez ikakve obveze kupnje softvera.
Probnu verziju aplikacije možete zatražiti na kontakt stranici ukoliko kliknete ovdje.
Knjiga urudžbenog - rad s dokumentima
Umjesto ogromnih knjiga, omogućite si eleganciju rada s dokumentima. Digitalizacija, klasificiranje, te trenutno višestruko pretraživanje neovisno o količini zapisa.
Pregled svih dokumenata, partnera, dostavne knjige, omogućeno je na jednostavan način, a sve u svrhu lakšeg praćenja dokumentacije bez obzira radilo se o proračunskim korisnicima ili privatnim poslovnim subjektima.
Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.
Cirkulacija dokumenata
Za svaki dokument moguće je evidentirati njegovu cirkulaciju unutar ustanove (osobe koje su ga preuzele/vratile). Moguće je evidentirati tko, kada, gdje, koliko dugo i zašto drži dokument, te kada je dokument vraćen.
Više o cirkulaciji možete pročitati ovdje.
Arhiviranje dokumenata
Arhiviranjem jednog dokumenta unutar predmeta arhivira se cijeli predmet sa svim dokumetima unutar njega.
Arhiviranje se izvodi nakon što se u predmet zavede zadnji dokument za taj predmet.
Digitalizacija dokumenata
Omogućeno dodjeljivanje jedne ili više datoteke (dokumenata u elektronskom obliku - .pdf, .doc,...) stavki urudžbenog zapisnika. Iz stavke omogućeno otvaranje pripadajuće datoteke, otvaranje mape gdje se datoteka nalazi, te brisanje veze između stavke i datoteke.
Knjiga ulazne i izlazne pošte
Knjiga ulazne i izlazne pošte nudi unos i evidentiranje dokumentacije koja ne podliježe urudžbiranju.
Svaku stavku moguće je povezati sa partnerom, odabrati datum primitka ili otpreme, evidenciju poštarine, te dodatne brojeve i napomene ukoliko je potrebno.
Više o knjigama ulazne i izlazne pošte možete pročitati ovdje.
Klase, podklase i dosjei
Za klijente koji žele dodatno rasporediti i kategorizirati svoje dokumente, izradili smo modul kategorizacije te prema planu klasifikacije, svaki korisnik kreira vlastite dosjee u koje smješta dokumente. Moguće je zavoditi primljene i poslane dokumente, kategorizirati ih, otvarati dosje, te se sva daljnja vezana korespondencija čuva na jednom mjestu.
Više o dosjeima i predmetima možete pročitati ovdje.
Slanje podataka u ARHINET
Aplikacija sadrži opciju izvoza podataka u obliku XML datoteke koja se snima na medij (CD) i šalje u nadležni Državni arhiv.
Uvoz podataka
Ukoliko su podaci partnera, referenata ili drugih osoba vođeni u nekom programu tj. u bilo kakvom elektronskom obliku, nudimo mogućnost uvoza podataka u aplikaciju kako bi olakšali prijelaz na naše aplikacije, sve u cilju toga kako ne bi morali korisnici po drugi put unositi mnoštvo podataka.
Dostavna knjiga
Dostavna knjiga pruža mogućnost evidencije internog preuzimanja dokumenata s potpisima djelatnika. Podatke u dostavnu knjigu možemo upisivati u željenom broju kopija, te se iz njih automatski kreira aktivna lista dostavne knjige za ispis. Nakon ispisa podatke je moguće ukloniti iz aktivne liste, a vi ispisni i neispisani dokumenti nalaze se u katalogu dostavne knjige.
Više o dostavnoj knjizi možete pročitati ovdje.
Korisnička prava
Korisnička prava dodjeljuju se korisnicima na nivou organizacijskih jedinica i predmeta.
Postoji više razina korisničkih prava ovisno o ulozi korisnika unutar tvrtke ili ustanove.
Administrator
- Korisnik s maksimalnim pravima, kojemu su omogućene sve funkcije
Korisnik s dodatnim pravima
- Može raditi s nedodijeljenim predmetima organizacijskih jedinica, pregledavati sve predmete, ali ne i mijenjati ih, te može raditi s dostavnom knjigom
Korisnik s najmanje prava
- Može vidjeti i dodavati dokumente samo unutar predmeta koji se nalaze u organizacijskoj jedinici iz koje je logiran korisnik
- Ostale predmete ne vidi niti ih može mijenjati
Više o korisničim pravima možete pročitati ovdje.
Knjiga urudžbenog zapisnika
Zaista nije problem evidentirati dokumente u papirnati oblik urudžbene knjige. Možda možemo reći i da je jednostavnije nego korištenje aplikacije za istu stvar, međutim, pravi problem se pojavljuje kod traženja pojedinog dokumenta.
Knjiga urudžbenog zapisnika nudi brzo i efikasno rješenje za evidentiranje vaše cjelokupne poslovne dokumentacije!
Više o Knjizi urudžbenog zapisnika možete pročitati ovdje.
Raspored i sastanci
Zbog dinamičnosti poslovanja često se događaju propusti prilikom organiziranja radnog dana.
Korištenjem aplikacije omogućeno je kreiranje i zakazivanje termina obaveza, s podsjetnicima, kako niti u jednom trenutku korisnik ne bi zaboravio ili propustio zakazani termin ili obvezu.
Više o rasporedu možete pročitati ovdje.
Funkcije aplikacije
Izvoz podataka
Omogućen je izvoz podataka u obliku excel tablice koju je moguće koristiti u razne svrhe. Naravno da je moguće kreirati izvoz podataka po individualnim zahtjevima.
Katalozi
U kataloge se unose svi podaci koji su bitni za procese urudžbiranja. Katalozi su skupine istih podataka, te se u njima podaci grupiraju i izbjegava se redundancija nepotrebnih zapisa.
Izvještaji
Pomoću izvještaja unaprijedite svoje poslovanje i poboljšajte svoje poslovne odluke. Od ispisa raznih dokumenata, knjige urudžbenog, naljepnica do korisnički prilagođenih ispisa.
Automatska numeracija dokumenata
Jedan od većih problema u radu s dokumentima je numeracija istih. U našim aplikacijama ugrađeni su mehanizmi kontrole koji brinu o slijedećem broju dokumenta.
Napredno pretraživanje
Napredne mogućnosti pretraživanja omogućuju najjednostavniji način pronalaska starijih zapisa uz poznato sučelje.
Nadogradnja aplikacije
Ukoliko se javi potreba za nečim novim, funkcijom koju trenutno aplikacija ne posjeduje, prilagodba za vlastiti poslovni proces, svim klijentima izlazimo u susret i izrađujemo nadogradnju aplikacije.
Prilagodba ispisa
Svaki ispis je moguće prilagoditi potrebama klijenata ili izraditi potpuno nove ispise po želji i potrebi.
Prilagođene verzije aplikacije
Obzirom na specifične potrebe svakog ureda, nakon raznih nadogradnji aplikacija urudžbeni zapisnik je doživjela i svoje različite verzije.
Ispis naljepnica
Više nije potrebno ručno upisivati urudžbene brojeve ili koristiti žigove, već je moguće direktno na papir ispisati potrebne podatke.
